Was sich ändert
Mit dem Wachstumschancengesetz hat Deutschland die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Gemeint ist nicht die PDF-Rechnung per E-Mail, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, den die Buchhaltung des Empfängers automatisch verarbeiten kann.
Die Einführung läuft in Stufen:
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen bei B2B-Umsätzen im Inland E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen. |
Bis zum Ende der Übergangsfristen dürfen in bestimmten Fällen noch Papier- und PDF-Rechnungen verschickt werden. Für größere Unternehmen endet diese Übergangszeit mit dem Jahr 2026 – also in wenigen Wochen.
Betrifft das meinen Onlineshop?
Das hängt von Ihren Kunden ab:
- Nur Privatkunden (B2C): Für Rechnungen an Verbraucher gilt die Pflicht nicht. Ihr Shop muss aber E-Rechnungen empfangen können – etwa von Lieferanten.
- Auch Geschäftskunden (B2B): Bestellen Unternehmen aus Deutschland bei Ihnen, müssen Sie ihnen künftig E-Rechnungen ausstellen.
- Gemischt: Ihr Shop muss erkennen, ob ein Kunde ein Unternehmen ist, und das passende Rechnungsformat erzeugen.
Die Formate: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbares Dokument. Er ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebettetem XML – Menschen sehen eine normale Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten. Für viele Shops ist ZUGFeRD deshalb der praktischere Weg. Wichtig: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderungen; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
E-Rechnungen in WooCommerce umsetzen
WooCommerce selbst erstellt keine Rechnungen. Dafür sind Plugins oder ein angebundenes Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zuständig. Es gibt grundsätzlich zwei Wege:
Rechnungs-Plugin mit E-Rechnungs-Funktion
Einige Rechnungs-Plugins für WooCommerce können inzwischen XRechnung und ZUGFeRD erzeugen. Sie müssen so eingerichtet werden, dass alle Pflichtangaben korrekt im Datensatz landen – etwa Steuersätze, Umsatzsteuer-ID und bei Bedarf die Leitweg-ID öffentlicher Auftraggeber.
Anbindung an ein Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm
Alternativ übergibt WooCommerce die Bestelldaten an Ihr Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, das die E-Rechnung erzeugt und versendet. Das ist sinnvoll, wenn Sie Rechnungen ohnehin dort schreiben oder Ihre Steuerberatung damit arbeitet.
Checkliste für Ihren Shop
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ab wann die Pflicht für Sie gilt.
- Prüfen Sie, wie Ihr Shop Geschäftskunden erkennt – etwa über Firmenname und Umsatzsteuer-ID im Checkout.
- Wählen Sie den Weg: Plugin oder Anbindung an ein Rechnungsprogramm.
- Testen Sie die erzeugten Dateien mit einem Validator, bevor Sie sie an Kunden senden.
- Denken Sie an den Empfang: Eingehende E-Rechnungen müssen lesbar gemacht und revisionssicher archiviert werden.
E-Rechnungen empfangen
Oft übersehen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für Onlinehändler heißt das zum Beispiel, dass Rechnungen von Lieferanten, Versanddienstleistern oder Software-Anbietern als E-Rechnung kommen können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg aus, aber Sie brauchen ein Programm, das die strukturierten Daten lesbar macht und revisionssicher archiviert. Viele Buchhaltungsprogramme können das bereits.
Häufige Fehler bei der Umstellung
- Eine PDF-Rechnung wird für eine E-Rechnung gehalten.
- Pflichtangaben wie Leitweg-ID oder Bestellnummer fehlen bei Rechnungen an Behörden.
- Steuersätze und Rundungen in den strukturierten Daten stimmen nicht mit der Bestellung überein.
- Gutschriften und Stornierungen werden nicht als E-Rechnung erzeugt.
- Die Archivierung erfasst nur das PDF, nicht die strukturierten Daten.
Wir prüfen Ihre Rechnungen mit einem Validator, bevor die Umstellung live geht, und testen Sonderfälle wie Teilstornierungen und Auslandsbestellungen.
Wir helfen bei der Umsetzung
Wir richten E-Rechnungen in Ihrem WooCommerce-Shop ein, passen den Checkout für Geschäftskunden an und verbinden den Shop bei Bedarf mit Ihrem Rechnungsprogramm. Mehr zu unserer Arbeit unter WooCommerce-Entwicklung.
Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen und die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.